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フリーランス必見! 見積書・納品書・請求書の書き方&無料テンプレートとアプリ

フリーランスになると、取引先から「見積書を送ってください」「請求書をください」と言われることがあります。

しかし、いざ書類を作るとなると、見積書・納品書・請求書の違いがわからず、書き方に戸惑うフリーランスの方も多いです。また、作業の負担は少しでも減らしたいですよね。

そこで、見積書・納品書・請求書それぞれの違いや、正しい書き方、おしゃれなデザインが簡単に使えるテンプレートをご紹介します。

最後に無料で見積書・納品書・請求書が作成できるクラウドアプリもご紹介します。

正確な書類を取引先に提出することで信頼感が生まれ、発注を受けたり、次回からも継続して依頼されるようになります。また、トラブル防止にも役立つので、フリーランスの方はぜひチェックしてくださいね!

見積書・納品書・請求書の違いとは

まずは見積書・納品書・請求書の違いと、書類の書き方を把握しておきましょう!

 

見積書

見積書とは、提供している製品やサービスの金額・納期・支払い条件などを、前もって取引先に提示するための書類です。取引先は見積書の内容を見て、あなたに発注するかどうかを決めます。

見積書

内容が曖昧だったり、記入に漏れがあると、取引先は不安になってしまい、発注を迷ってしまいます。また、取引が成立したとしても、後々トラブルになりかねません。

見積書は「概算見積書」「正式見積書」に分けることができ、「概算見積書」は詳細を詰めている段階の概算を見積もった書類なので、最終的には金額などが変更になる可能性があります。今回ご紹介するのは、後者の「正式見積書」です。

見積書の書き方は、業種によって異なります。例えば、ライターとシステム開発の見積書の項目は、以下のようになります。

見積書の書き方(ライターの場合)

  • 企画料
  • 原稿料
  • 打ち合わせ費
  • リライト費
  • レポート費
  • 取材費
  • 資料費

見積書の書き方(システム開発の場合)

  • 要件定義費用
  • 設計費用
  • UIデザイン費用
  • 進行管理費
  • 開発費用
  • テスト費用
  • 導入費用
  • 導入支援費用
  • 購入費
  • 交通費
  • 保守費用

納品書

納品書とは、製品やサービスを取引先に納入する際に提出する書類です。 納品書に記載されている明細を見て、発注したとおりに納品されているかどうかを確認します。

納品書

例えば初めての取引や、初めて購入した商品が複数ある場合など、納品された商品が何であるか取引先で判別できないことがあります。また、納品書は不良品や配送ミスがあった場合の連絡手段としても役立ち、トラブルを防止する役割があります。

なお、納品書に記載する明細は、製品の詳細や、数量、単価、合計金額など請求書と同じ内容になるため、納品書が請求書を兼ねる「納品書兼請求書」として提出する場合もあります。

また、納品書は法律で発行する義務が定められた書類ではなく、請求書や見積書のように税務上必要な書類でもないので、納品書を発行しないこともあります。

納品までの流れと書類を提出するタイミング

  1. 仕事の依頼を受ける。
  2. 「見積書」や「スケジュール案」を提出する。
  3. 金額、スケジュールが決定する。
  4. 取引先から「発注書」を受け取る。(※1)
  5. 発注元に商品やサービスを納品する。(※2)
  6. 発注元が「受領書」や「検収書」に受領した日付とサインを記載する。

※1 フリーランスの場合は、「業務委託契約書」を結ぶこともあります。
※2 納品業者による納品、オンラインでの納品、物流業者をとおしての納品の場合もあります。

納品書の書き方

  • 見出し
  • 宛名(会社名のみ、または担当者名)
  • 差出人の名前、会社の所在地、連絡先
  • 通し番号
  • 発行日
  • 納品内容の合計金額
  • 納品内容の内訳(品目名、単価、個数、合計)
  • 各項目の小計、消費税、消費税を合算した合計金額
  • 備考欄(振込手数料に関する事柄や、連絡事項、お礼のメッセージなど)

請求書

請求書とは、料金の支払いをこちらから取引先に請求するときに必要となる書類です。料金が支払われる前に提出する書類なので、請求書には支払いの対価となる製品・サービスの内訳、個数、支払い先、支払期限などが記載されています。

請求書

なお、請求書に記載する日付には、「請求書の発行日」(請求書を発行した日付)と、「支払い期限」(お振込み期限)の2種類があります。

「請求書の発行日」は、請求書の作成日・印刷日ではなく、取引先の締め支払いに合わせた日付を記載しましょう。請求締め日は企業により異なるため、「請求書の発行日」によっては経理の処理月に影響する恐れがあります。事前に取引先に確認してください。

「支払い期限」は、取引先の支払い条件と擦り合わせておくとスムーズなので、契約の前に見積書で支払い条件を提示しておきましょう。

契約上の取り決めがない場合、支払う側の支払い規定が支払日となります。例えば「月末締の翌月20日払い」なら、当月までに請求した代金は、翌月の20日に支払われます。

請求書を送る方法は、手渡し・郵送・PDFなどメールに添付するといった方法が一般的です。いつまでに、どのような方法で請求書を送ればいいかは、事前に取引先に確認しておきます。

請求書と領収書の違い

請求書とよく混同される書類に、「領収書」があります。

請求書も領収書も、製品・サービスを提供する側から、受け取る側へと発行する書類ですが、領収書は支払いが行われた後に、代金を受け取った証として発行する書類です。

そのため、領収書には支払いの対価となる製品・サービスの内訳など請求書と一部同じ内容を記載しますが、支払期限などは記載しません。  

領収書は法律上なくても問題はありませんが、領収書があることでスムーズな取引が行えます。

請求書の書き方

  • 見出し
  • 宛名(会社名のみ、または担当者名)
  • 請求書の発行日
  • 通し番号
  • 差出人の名前、会社の所在地、連絡先
  • 請求内容の合計金額
  • 請求内容の内訳(品目名、単価、個数、合計)
  • 各項目の小計、消費税、消費税を合算した合計金額
  • 振込先、振込手数料、支払い期限

見積書・納品書・請求書の無料テンプレート

一から自分で書類を用意するとなると大変です。おしゃれなデザインのテンプレートを利用して作業時間を短縮し、項目の漏れなど不備を防ぎましょう。

また見積書・納品書・請求書は共通の通し番号をつけておくと後の管理が楽です。

Misoca

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豊富なテンプレートから、好みのものを選んで文字を入力するだけ。印影やロゴを挿入すれば、簡単にオリジナルのデザインが作成できます。

見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成も行えるので、転記ミスや記入漏れも防げます! 無料プランあり。

テンプレートのダウンロードは画面下のエクセルテンプレートからダウンロードできます。

マネーフォワード クラウド請求書

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会計・確定申告・経費などのクラウドサービスと連携することができ、業務の自動化や経営の見える化を実現。

個人事業主でも利用しやすいリーズナブルなプランがそろっています。無料でテンプレートをダウンロードできます!

クラウド会計ソフト freee

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青いツバメのロゴでおなじみ。請求書を作成すると自動で帳簿をつけられるので、経理の効率化が叶います。無料でテンプレートをダウンロードできます! ※アカウントの作成(無料)が必要です。

見積書・納品書・請求書の無料クラウドアプリ

テンプレートを利用しても良いのですが、ファイル管理がどうしても煩雑になり、過去の請求書を探すのが手間になります。

そこでご紹介したいのが、見積書・納品書・請求書の無料クラウドアプリです。

クラウドアプリを利用することで、請求書の作成や管理が楽になり、またバックアップも自動で行ってくれるのでお勧めです。

また取引先への請求書のメール送信もワンクリックで済むので、業務効率もアップします。

Misoca

https://www.yayoi-kk.co.jp/products/misoca/index.html

非常に高機能で使いやすく、スマホアプリもあり、また弥生シリーズ製品との連携も可能です。

すでに弥生の会計ソフトを利用している場合は特にお勧めです。

ただし無料で作成できる請求書は月に5通までなので注意が必要です。
※見積書・納品書の作成枚数は無制限

有料プランでも1年間無料で試せるので、一度試してみてはいかがでしょうか。

INVOY

https://www.invoy.jp/

シンプルで使いやすい操作性で、制限なく完全に無料で利用できます。

また無料プランでも147円(税別)/通で郵送代行サービスも利用できます。
請求書を書面で送付する取引先がある場合は特にお勧めです。

無料プランで郵送代行サービスを提供しているのはINVOYだけです。

郵便代などを除くとほんの60円前後で、切手の購入・貼り付け、封筒の購入・宛名の記入、請求書の印刷、ポストに投函などを代行してもらえるのは大変な魅力ではないでしょうか。

まとめ

フリーランスにとって、見積書・納品書・請求書の作成や管理は切っても切れません。

やり方をマスターして、依頼が続くフリーランスを目指しましょう!

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